Verwaltungsmitarbeiter (m/w/d)

Struktur schafft Raum für Menschlichkeit.

Bei Livora steht der Mensch im Mittelpunkt – in der Pflege genauso wie in der Verwaltung. Unsere Verwaltungsmitarbeitenden sorgen im Hintergrund dafür, dass alles läuft: organisiert, verlässlich und mit Überblick. So schaffen sie die Grundlage für gute Pflege und ein funktionierendes Miteinander.

Livora – wo das Leben weiterlebt.

Deine Aufgaben

Als Verwaltungsmitarbeitende unterstützt du die Einrichtungsleitung bei allen administrativen und organisatorischen Aufgaben und sorgst für strukturierte, fristgerechte Abläufe.

Dein Verantwortungsbereich:

Allgemeine Verwaltung

• Bearbeitung des allgemeinen Schriftverkehrs

• Telefonische und persönliche Ansprechpartnerfunktion für Bewohner, Angehörige und externe Stellen

• Terminorganisation und -koordination

• Pflege und Verwaltung von Akten, Listen und Übersichten (digital & analog)

• Ordnungsgemäße Ablage von Bewohner- und Mitarbeiterunterlagen unter Einhaltung des Datenschutzes

Bewohnerbezogene Verwaltung & Aufnahmemanagement

• Administrative Unterstützung bei Ein- und Auszügen

• Pflege von Bewohnerstammdaten

• Vorbereitung und Verwaltung von Vertrags- und Abrechnungsunterlagen

• Mitwirkung im Aufnahmemanagement

• Erstkontakt und organisatorische Abstimmung mit Interessenten, Angehörigen und Netzwerkpartnern

• Pflege von Wartelisten, Interessentenübersichten und aufnahmerelevanten Dokumentationen

Organisation & Rechnungswesen (unterstützend)

• Erfassung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen

• Pflege von Übersichten zu Kosten, Verträgen und Fristen

• Unterstützung bei Bestellungen und Materialverwaltung

• Zusammenarbeit mit externer Buchhaltung, Steuerberatung und weiteren Verwaltungspartnern

Qualität & Dokumentation

• Umsetzung interner Standards und Verfahrensanweisungen

• Sorgfältige Dokumentation verwaltungsrelevanter Prozesse

• Einhaltung von Datenschutz- und Schweigepflichten

Die Stelle wird aufgrund von Berentung neu besetzt, eine strukturierte Einarbeitung wird durch die vorherige Stelleninhaberin durchgeführt.

Das bringst du mit

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Ausbildung
  oder einschlägige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich

• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen und pflegebezogenen Anwendungen

• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise

• Organisations- und Koordinationsstärke

• Diskretion, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein

• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit